Datenschutz für Sportvereine

KMTV setzt auf Datenschutz von Vater IT

Die Aufgabenstellung:

Der Kieler Männer Turnverein von 1844 e.V. (KMTV) bietet seinen Mitgliedern an mehreren Sportstätten in Kiel Trainings und Kurse in unterschiedlichen Sportarten an. Dabei wird mit personenbezogenen Daten gearbeitet. Für den DSGVO konformen Umgang mit diesen Daten sowie die Beratung zu anderen Datenschutzthemen soll zukünftig eine extern beauftragte Person für Datenschutz sorgen.

Unsere Vorgehensweise:

Vater IT hat ein ganzheitliches Vorgehen entwickelt, das aus den folgenden Komponenten besteht:

  • Durchführung eines Datenschutz Ist-Audits
  • Benennung eines/einer externen Datenschutzbeauftragten sowie einer Vertretung
  • Erfüllung der Rechenschaftspflicht (VVT, AVV, DSFA, Mitarbeitersensibilisierungen, etc.)
  • Datenschutzrechtliche Unterstützung bei Marketing- und Werbekampagnen 
  • Datenschutzspezifische Prüfung der unternehmerischen Online Auftritte
  • Enger Austausch mit den Aufsichtsbehörden
  • Unterstützung bei Auskunftserteilungen, Löschaufforderungen, etc. 
  • Unterstützung bei der Erstellung eines Löschkonzepts
  • Durchführung jährlicher Datenschutzbegehungen
  • Erstellung jährlicher Datenschutzberichte 
Das Ergebnis:

Durch die extern beauftragte Person für Datenschutz, ist der KMTV jederzeit bestens bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beraten sowie über die Datenschutzvorschriften unterrichtet. Zusätzlich wird die Einhaltung der Datenschutzvorschriften regelmäßig überwacht. 
Der Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems vereinfacht zukünftig verschiedene Arbeitsprozesse:

  • Erstellung der nachweispflichtigen Dokumente
  • geregelter Umgang mit Mitgliederdaten durch Datenschutzrichtlinie
  • Verpflichtung der Beschäftigten und Übungsleitenden zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten und regelmäßige Sensibilisierung zu Datenschutzthemen 
  • Verpflichtung der externen Auftragsverarbeitenden zum sensiblen Umgang mit Daten nach Weisung des KMTV

Dennoch ist Datenschutz nicht als Projekt zu verstehen, das mit der Erstellung eines Datenschutzmanagementsystems abgeschlossen ist. Jedes Jahr wird der Stand im Datenschutz überprüft und an aktuelle gesetzliche Entwicklungen angepasst oder auf neue Verarbeitungssituationen ausgeweitet.

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8 Jahre Zusammenarbeit

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feste Ansprechpartner

„Seit 2012 ist Vater IT mit dem Datenschutz im KMTV betraut. Dadurch ist der Umgang mit Daten und die Sensibilisierung dafür im Sportverein auf ein neues Level gehoben worden und gibt den Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Angestellten des Vereins ein gutes Gefühl der Sicherheit. Das war uns von Anfang an sehr wichtig. Seitdem setzen wir uns im KMTV mit Themen wie Umgang mit personenbezogenen Daten, Auftragsdatenverarbeitungen oder Datenschutzrichtlinien uvm. intensiv auseinander und das mittlerweile schon im achten Jahr. Mit der Vater IT an der Seite, sieht sich der KMTV im Thema Datenschutz für die Zukunft sehr gut aufgestellt.“

Christoph Rapelius, Vorstandsvorsitzender