Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung

Düllberg Konzentra GmbH & Co. KG

Pro Jahr gehen bei der Düllberg Konzentra GmbH & Co. KG (DK) ca. 7.000 Rechnungen, überwiegend in Papierform, ein. Die meisten Rechnungen haben dabei keinen Bestellbezug und wurden in der Vergangenheit i.d.R. an die Besteller adressiert, d.h. gingen in den jeweiligen Fachbereichen ein. Nachdem dort die Rechnungen geprüft und freigegeben wurden, wurden sie anschließend an die Buchhaltung weitergeleitet. Dies führte dazu, dass der Finanzbereich erst spät Kenntnis von einer Rechnung erhielt und Skontofristen häufig nicht eingehalten werden konnten.
Aus diesen Gründen sollte der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung zukünftig komplett digitalisiert werden. Eingehende Papierrechnungen sollten direkt bei Eingang im Unternehmen gescannt und digital weitergeleitet werden. Dafür suchte sich DK Unterstützung bei Vater IT.

Ziel des Projekts war die deutliche Verbesserung der Transparenz, um z.B. Skontofristen effektiver nutzen zu können, die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten zu senken und somit Kosten zu sparen. Die Rechnungen sollten dabei im vorhandenen d.3 ECM-System revisionssicher archiviert und mit dem jeweiligen SAP-Kreditorbeleg verknüpft werden, sodass eine Anzeige des Originalbelegs direkt aus SAP möglich wird. Die sachliche Prüfung und Kontierung sowie die Freigabe von Rechnungen sollte in Form eines Workflows in SAP stattfinden, da alle am Prozess beteiligten DK Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überwiegend über einen SAP-User verfügen. Non-SAP-User sollten über ein einfaches Web-Frontend Rechnungen prüfen und freigeben können.

Die Umsetzung des Projekts erfolgte auf Basis des KPSC Classifiers des Herstellers „KPSC GmbH“ aus Schönkirchen (Kiel). Der KPSC Classifier ist eine vollständig in SAP integrierte Plattform zur vollautomatischen Erfassung und Anreicherung von vorgangsbezogenen Daten, um diese belegspezifisch weiter zu verarbeiten. Für die prozessgesteuerte Weiterbearbeitung der Daten beinhaltet der KPSC Classifier ein Workflowmodul, das je nach Beleg-/Dokumentart (hier Rechnungen) und Buchungskreis spezifisch konfiguriert werden kann.

Die Projektrealisierung durch VaterIT erfolgte in zwei Phasen:

Phase 1: Umsetzung für Rechnungen ohne Bestellbezug (FI-Rechnungen) in Q3/Q4 2020

Durchführung der Basisinstallation aller erforderlichen (KPSC-) SW-Komponenten
Essenzielle Konfiguration aller notwendigen Module für die SAP Entwicklungs-/Testumgebung, sodass Belege in die Entwicklungs-/Testumgebung importiert werden können.
Durchführung eines Workshops zur Aufnahme und Abstimmung des abzubildenden Rechnungs-Workflows unter zu Hilfenahme des Entwicklungs-/Testsystems
Erstellung eines Pflichtenhefts
Customizing des Workflows im KPSC Classifier (Entwicklungs-/Testumgebung)
Durchführung von Schulungen im Fachbereich
Durchführung technischer Tests
Durchführung von Fachbereichstests
Nach Abnahme durch den Fachbereich Produktivsetzung und Anlaufunterstützung
Erstellung der Dokumentation (Customizing-Dokumentation, Verfahrensdokumentation inkl. Systemdokumentation)
Durchführung Systemabnahme

Phase 2: Umsetzung für Rechnungen mit Bestellbezug (MM-Rechnungen) in Q2 2021

Durchführung eines Workshops zur Aufnahme und Abstimmung des abzubildenden Rechnungs-Workflows
Einweisung/Schulung der Keyuser im Fachbereich
Customizing des Workflows im KPSC Classifier (Entwicklungs-/Testumgebung)
Durchführung technischer Tests
Durchführung von Fachbereichstests
Nach Abnahme durch den Fachbereich Produktivsetzung und Anlaufunterstützung
Aktualisierung der Dokumentation
Durchführung der Systemabnahme

Die bisherigen Ergebnisse der Projektphasen erleichtern den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden der DK und bringen die folgenden Vorteile mit sich:

Bessere Ausnutzung von Skonti
Bessere Einhaltung des 4 Augenprinzips (bessere Kontrollen)
Bessere Nachhaltigkeit durch Vermeidung von Kopien (Papier- und Druckkosten)
Weniger eingehende Mahnungen
Bessere Periodenabgrenzung durch bessere Transparenz über ausstehende Rechnungen
Bessere Transparenz auch bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen

7000

Rechnungen pro Jahr

Anwenderinnen und Anwender

Werktage geringere Durchlaufzeit einer Rechnung pro Woche

Arbeitstage an organisatorischem Aufwand pro Woche eingespart

„Digitalisierung ist das A und O! Eine Finanzbuchhaltung muss zu jeder Zeit in der Lage sein, Belege der letzten 10 Jahre zu finden und vorlegen zu können. Auch die beste papierhafte Ablage kann dazu führen, dass Sie, bei tausenden von Belegen, mal die Nadel im Heuhaufen suchen.

Der Classifier hat unser Arbeitsleben deutlich aufgewertet und macht in Verbindung mit dem WEB 5-Modul sogar jedem Mitarbeiter im Unternehmen Spaß, Rechnungen zu prüfen und freizugeben. So viel Ordnung und Organisation im Zusammenhang mit Rechnungen, haben wir trotz aller Bemühungen bisher nicht erreichen können. Durch den klaren Prozess und die guten Schulungen konnten wir jedem Mitarbeiter Sicherheit für das Prüfen und Freigeben von Rechnungen geben. Wir würden uns immer wieder für das Produkt entscheiden und können dieses nur wärmstens weiterempfehlen.“

Benjamin Illas, Head of Finance & Accounting