Digitalisierung im Handwerk

Neue In- & Outputprozesse für die MEGA eG

Die Aufgabenstellung:

Die MEGA Gruppe hatte den Anspruch sich technologisch weiterzuentwickeln und gleichzeitigt die traditionsreiche Wertekultur aus dem Handwerk zu bewahren. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von internen Prozessen sowie die Nutzung moderner Technologien sollten interne Betriebsabläufe an aktuelle Standards angepasst werden.

Unsere Vorgehensweise:

In dem Langzeitprojekt von mittlerweile 10 Jahren hat das Team von Vater IT folgende interne Prozesse und Strukturen an die aktuellen technologischen und digitalen Maßstäbe angepasst:

  • 2008/2009: Umsetzung eines Fakturadrucks in Verbindung mit einer automatischen Rechnungserstellung, ERP-Integration und Berichterstattung
  • 2011: Analyse und Vergleichsbetrachtung von ca. 300 Ausgabesystemen für den Außendienst mit einheitlicher Systemausstattung
  • 2012/2013: Analyse und Neuausstattung des Gerätebedarfs nach Niederlassungsleistungsfaktoren
  • 2013: Einführung eines Lieferschein Scanprozesses mit automatischer Ablage im Archivsystem und Bereitstellung als Image im SAP; Entwicklung eines „Warenkorbs“ von Ein- und Ausgabesystemen mit integrierten Prozessen
  • 2014: Entwicklung und Konfiguration eines Lieferschein-Druckprozesses mit Rohdatenverarbeitung aus dem SAP; Ausstattung des Zentral-Lagers Hannover mit Hochleistungslaserdruckern
  • 2015: Entwicklung, Bereitstellung und Installation eines Auftragsscanprozesses für die „MEGA Messe“ in Hamburg zur direkten Verarbeitung von Messeaufträgen
  • 2013/2016: Ausstattung mit Ein- und Ausgabesystemen an den größeren Standorten
  • 2017: Weiterentwicklung des Auftragsscanprozesses für die „MEGA Messe“ innerhalb der gesamten Vertriebsstruktur, Weiterentwicklung und Konfiguration des Lieferschein Druckprozesses
  • 2018/2019: Anpassung des Lieferschein-Scanprozesses an die weiterentwickelten Prozessvorgaben
Das Ergebnis:

Gerade für das Handwerk gilt es als Kür, den Grad zwischen Fortschrittlichkeit und Beständigkeit durch Wahrung von Tradition zu halten. Gemeinsam mit der Vater IT hat die MEGA Gruppe den Sprung in die Digitalisierung gemeistert.

Durch die digitale Transformation im Unternehmen konnten Arbeitsabläufe vereinfacht und der Kundenservice optimiert werden. Die Abschaffung von Papierdokumenten führte zu einer besseren Strukturierung in der zentralen Datenhaltung und somit für mehr Effizienz, Produktivität und Flexibilität im Arbeitsalltag. Das Resultat: Sowohl eine bessere Kundenbindung als auch eine höhere Beschäftigtenzufriedenheit.

Nicht zuletzt gilt die Anpassung an digitale Standards auch als Qualitätsmerkmal und Imagefaktor und schafft deshalb Wettbewerbsvorteile und mehr Zukunftssicherheit.

Nächste gemeinsame Schritte sind in Planung: Noch heute findet ein wöchentliches Statustreffen statt, um sich über den neusten Stand auszutauschen und Prozesse weiterzuentwickeln. Denn Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein lebender Prozess, der stetige Prüfung und Weiterentwicklung unter Berücksichtigung der Unternehmensziele bedarf.

 

11

Jahre der Zusammenarbeit

1

wöchentliche Treffen

454

Druck- und Multifunktionssysteme

13

Millionen gedruckte Schwarzweiß Seiten

„Ich habe die Mitarbeiter von Vater als bodenständige Menschen kennen und wertschätzen gelernt. Die Konzepte, die mit uns erarbeitet wurden, waren immer einfach zu verstehen, lösungsorientiert und umsetzbar. Und bei Problemen oder Rückschlägen weiß ich, dass sie in der Nähe sind und weiterhelfen können.“

Klaus Gehrke, Gruppenleiter interne IT-Organisation