Kontakt
Die Aufgabenstellung
Die vorhandene AS400 Infrastruktur der Rinderzucht Schleswig-Holstein eG (RSH eG) war am Ende ihres Wartungszyklus angekommen. Eine Ersatzinvestition hätte zur Folge gehabt, dass die in die Jahre gekommene Applikation für die Besamungsabrechnung nicht mit renoviert worden und stattdessen auf dem vorhandenen Stand stehengeblieben wäre.
Zusätzlich stand der Applikationsbetreuer kurz vor dem Eintritt in den Ruhestand, sodass sein Know-how vollständig neu aufgebaut werden müsste. Dadurch, dass bereits parallel eine moderne virtualisierte und Windows-basierte Client-/Server-Infrastruktur implementiert wurde, war die Integration eines ERP-Systems deutlich zielführender, um die Komplexität der Systemlandschaft zu reduzieren. Für die Auswahl und Integration eines passenden ERP-Systems wurde Vater IT beauftragt.
Eine besonders wichtige Kundenanforderung war zudem der Fokus auf alle Anwenderinnen und Anwender der zugehörigen Organisation. Diese sollten von Projektbeginn an bei der erfolgreichen ERP-Einführung mitgenommen werden. Es sollte niemand abgehängt und das Know-how für die neue Software sowie die integrierten Prozesse behutsam aufgebaut werden.
Unsere Vorgehensweise
Nach einer vorangegangenen Statusanalyse der IT-Landschaft wurde entschieden, die AS400-Umgebung zugunsten eines ERP-Systems auf Basis von Sage 100 abzulösen. Durch die Integration in Sage 100 sollten gleichzeitig die Prozesse optimiert werden.
Die folgenden Punkte stellten sich als relevante Komponenten für die neue Sage 100 Lösung heraus:
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Mitgliederverwaltung (Erweiterung des Standards)
- Auftragsabwicklung / Besamungsabrechnung
- Produktion und Lagerhaltung
- Vereinheitlichung der Formulare
- Schaffung von Schnittstellen (u.a. LKV, MAIS, QSX)
Für die beteiligten Mitarbeitenden gab es einen umfangreichen Kickoff zu Beginn des Projektes. In regelmäßigen Abständen wurde diese über den aktuellen Projektstand informiert. Zusätzlich war ein kleines Projektteam, die Keyuser, in den gesamten Entwicklungsprozess eingebunden, sodass entsprechendes Know-how aufgebaut werden konnte. Darüber hinaus wurden kurz vor Inbetriebnahme des neuen Systems die restlichen Mitarbeitenden geschult.
Das Ergebnis
Sage 100 wurde innerhalb von 18 Monaten von 4 Mitarbeitenden von Vater IT sowie einem Vertreter im Lenkungsausschuss als Steuerungsgremium bei der RSH eG eingeführt. Neben der Implementierung der Prozesse in Sage 100 wurde dabei auch das Projektmanagement vollständig übernommen. Alle Prozesse wurden an den Standorten Neumünster und Schönböken neu implementiert.
Die Komplexität der vorhandenen Systemlandschaft wurde durch die Abbildung sämtlicher Prozesse in Sage 100 erheblich reduziert:
- Die Besamungsabrechnung wurde vollständig neu entwickelt, da die Abrechnungsphilosophie nicht zum Sage 100 Standard passte. Die Quelldaten für die Besamungsabrechnung wurden aus der Software QSX übernommen.
- Durch die Prozessoptimierung wurde die Transparenz in der Buchhaltung erheblich gesteigert, denn jede Abrechnung kann nun bis auf Positionsebene im Rechnungswesen von Sage 100 eingesehen werden. Vorher wurden aus der Besamungsabrechnung auf der AS400 lediglich (summarische) offene Posten übernommen.
- Im Zuge der Optimierung der Prozesse konnten weitere Applikationen, wie z.B. Spermavertrieb Nord (SVN), abgelöst werden. Die Prozesse von SVN wurden ebenfalls vollständig in Sage 100 integriert.
„Das passende ERP-System zu finden, war lange Zeit eine große Herausforderung für uns. Vater IT konnte uns nicht nur hinsichtlich verschiedener ERP-Systeme beraten, sondern darüber hinaus auch bei der Prozessoptimierung unterstützen. Mit Sage 100 haben wir nun ein ERP-System, welches uns die Möglichkeit bietet, Geschäftsprozesse individuell zu gestalten, sodass wir in unserem Geschäftsalltag deutlich effizienter arbeiten können. Zudem bietet uns Sage 100 Optionen zur Erweiterung um neue und schon bestehende Applikationen.“
