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Die Identifikation von Compliance-Risiken in Unternehmen ist in Zeiten zunehmender Digitalisierung und Globalisierung so relevant wie noch nie.
Außergerichtliche Beschwerdemechanismen werden von der Politik immer mehr in den Mittelpunkt von Gesetzen gerückt. CSR-Richtlinien und Compliance müssen immer häufiger von den Unternehmen dokumentiert werden, um der unternehmerischen Sorgfaltspflicht ausreichend nachzukommen.
Ein Hinweisgeber-Meldesystem bietet hierfür eine praktische und sichere Möglichkeit.
Aufgabe eines Hinweisgebersystems
Hinweisgebersysteme ermöglichen es Hinweisgeber:innen, auch anonym Informationen über verdächtige, unangemessene oder gesetzeswidrige Aktivitäten innerhalb einer Organisation zu melden. Sie können außerdem dazu beitragen, eine offene Kultur zu fördern, in der Mitarbeiter:innen sicher und vertraulich über Probleme berichten können.
Funktionsweise des Hinweisgebersystems
Meldung
Überprüfung
Feedback
Dokumentation
Relevante Meldungen für das Hinweisgebersystem
Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass Meldungen über Fehlverhalten und Gesetzesverstöße gegen deutsche und europäische Rechtsnormen eingereicht werden können. Dazu gehören auch Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind. Oder z.B. Meldungen wegen Belästigung, Diskriminierung oder Verletzungen von Persönlichkeitsrechten (auch Datenschutzverstöße), IT-Sicherheitsverstöße, Verstöße gegen Umweltschutzgesetze, Verbraucherrechte, Kartellvorschriften, Wettbewerbsrecht oder Produktsicherheitsgesetze.
Vertraulichkeit im Meldesystem
Eine Ombudsperson nimmt die Meldung vertraulich entgegen. Außer der Ombudsperson hat niemand Zugriff auf die personenbezogenen Angaben, die in den Hinweisen gemacht werden. Die Meldung wird in anonymisierter Form weitergeleitet. Nach der Prüfung der Hinweise bekommt die hinweisgebende Person Antwort auf die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um den Missstand abzustellen.
Welche Vorteile bietet das Hinweisgebersystem von Vater IT?
Das Hinweisgebersystem von Vater IT zeichnet sich durch die folgenden Merkmale aus:
1. Anonymität
2. Kommunikation zu Hinweisgebenden
3. Sicherheit und Datenschutz
4. Benutzerfreundlichkeit
5. Individuelle Einstellungen
6. Revisionssichere Dokumentation
Unser Angebot
Vater IT bietet ein Baukastensystem, aus welchem die Inhalte gewählt werden können, die im Unternehmen wirklich benötigt werden:
- Technischer Meldekanal
Zurverfügungstellung einer gesicherten Austauschplattform für Hinweise und Meldungen inklusive der Einrichtung und Individualisierung des Meldekanals für Kund:innen.
- Stellung einer Ombudsperson mit Fallbearbeitung
Mit der Stellung der Ombudsperson übernimmt Vater IT für die Kund:innen die Bearbeitung des Meldekanals und nimmt eingehende Meldungen entgegen. Dabei werden Anonymisierung, Kommunikation mit der Geschäftsleitung sowie die Einhaltung von Fristen und Dokumentationspflichten beachtet.
- Zusätzliche individuelle Beratungsleistungen
Bei der Entwicklung eines wirksamen Hinweisgeberschutzes, zum Beispiel mit der Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten, sowie internen Prozessen unterstützt Vater IT die Kund:innen mit individueller Beratung.
Über die Gesetzesgrundlagen
Es gibt verschiedene Gesetze, die Meldesysteme für hinweisgebende Personen in bestimmten Branchen fordern: